Интеграция LIMS и бухгалтерских учетных программ для автоматических постановок на баланс и списания материалов и реактивов является частым запросом наших клиентов. Но наша позиция на сегодняшний день однозначна — мы не предоставляем такой возможности в нашем R-LIMS и у этого есть реальные причины.
Почему? На первый взгляд эта функция является очень полезной и не сложной в технической реализации. Но это только на первый взгляд. Если вам кто-то пообещает, что сможет реализовать такой функционал, то будьте уверены, что скорее всего он плохо понимает как работает на практике лаборатория, а вы пожалеете об этом в будущем.
Ниже ТОП причин, почему такая интеграция — это хорошая идея только в теории.
Названия материалов при постановке на баланс
Бухгалтерия “обзывает” материалы при постановке на баланс исходя из того названия, которое указано в учетном документе. Это не всегда подходит лаборатории по следующим причинам:
- лаборатория может использовать тривиальные названия или наоборот системные;
- разные материалы по финансовым документам могут называться одинаково, но для лаборатории быть совершенно разными (например, из-за квалификации реактива или из-за того, что один это стандартный образец, а второй — реактив);
- лаборатория может называть материал совершенно иначе, чем он назван был в финансовых учетных документах.
Также мы опускаем факт, который лаборатории хорошо знают — бухгалтерия очень часто вообще с ошибками переписывает названия веществ и материалов из документов.
Возможно, если вы разработчик ПО, то вы скажете, что эта проблема — не проблема, т.к. можно вести интеграцию ПО между собой по уникальным идентификаторам, которые в одной системе называются одним образом, а в другой системе — переназываются так как удобно другим пользователям. Идем тогда далее.
Количество материалов при постановке на баланс
Бухгалтерия ставит на баланс материалы исходя из количества, которое указано в накладной.
Самая распространенная проблема — много материалов, которые по накладным идут в единицах массы, а по факту расходуются в единицах объема (например, кислоты). Или в других не совпадающих единицах измерения.
Вторая проблема — для многих материалов может быть не указано количество (или даже указано), и на баланс будет поставлен материал в количестве упаковок, а не содержимого этих упаковок. А списание в лаборатории при этом будет опять же вестись не в упаковках, а единицах массы или объема.
Да, можно пытаться вводить коэффициенты пересчета между уникальными идентификаторами, но будьте уверены, что постоянно с этим будут возникать проблемы, т.к. бухгалтерия все равно будет ставить в каких-то не тех единицах, которые нужны.
Списание материалов
В реальной лабораторной практике зачастую неизвестно реальное количество материалов, которое используется на том либо ином этапе. Лабораторная практика для предотвращения загрязнения материалов часто предполагает предварительный отбор материала в отдельную емкость и отбор уже требуемого целевого количества из этой емкости. Остальное предварительно отобранное количество материала может быть утилизировано (или использовано для другого испытания или пробы). При этом лаборант никогда досконально не знает сколько точно он отлил и может ошибаться в разы при указании используемого количества.
В связи с этим, учет материалов в лаборатории невозможен как на производстве или складе и остатки могут быть сильно далеки от реальности. Учет в лаборатории всегда примерный. По учету материал может быть уже списан, а по факту в наличии еще ~(10-20) % материала.
Инвентаризация также невозможна, т.к. запрещено доставать весь материал из родной емкости, чтобы взвесить его фактическое количество. По итогу инвентаризация также всегда примерная. Лаборатория наверняка точно знает количество расходуемого материала только тогда, когда закончилась вся емкость, и то если в один момент времени используется только материал из одной емкости.
Стабильность бухгалтерской учетной программы
Для того, чтобы интеграция работала стабильно и корректно, LIMS и бухгалтерская учетная программа должны в соответствии с “договоренностями” отправлять данные и их принимать. Если в какой-то из систем произойдет изменение, то интеграция нарушится, данные перестанут корректно мигрировать между системами.
Реальная практика показывает, что бухгалтерское учетное программное обеспечение является слишком «живым» — оно постоянно дорабатывается и изменяется. Нередко его доработкой могут заниматься разные подрядные компании и разные специалисты. Как итог: связь между системами будет очень часто нарушаться, все будут искать “крайних”, а в лаборатории будут постоянно останавливаться процессы.
Лабораторная деятельность — очень зарегулированная сфера. Нарушение действий в LIMS приведет к лишним странным электронным следам в системе, которые нужно будет каким-то образом обосновывать. Без своевременного отображения материалов в LIMS из-за повреждения интеграции с бухгалтерией, LIMS не даст провести испытания — придется проводить их на бумаге, а потом пытаться их отобразить в системе, что приведет к “странным” датам и времени проведения = проблемы.
Как итог — лучше максимально изолировать лабораторную деятельность от других подразделений и не завязывать ее на чужую работу. LIMS должен полностью управляться лабораторией и интегрироваться с другими системами только для “уведомительных” функций, от которых может пострадать только работа других подразделений, но не лаборатории.
LIMS от профессионалов в лабораторной деятельности, в котором продумано всё: Reference LIMS (R-LIMS) >>
