У автоматизации лаборатории только две основных цели:
- снижение уровня ошибок у персонала за счет “изъятия” процессов у людей;
- повышение эффективности труда (повышение количества результата по отношению к затратам).
Но как оценить экономическую целесообразность внедрения автоматизации в лаборатории (оно же — внедрение LIMS)? В действительности этот проект может быть как целесообразен, так вполне беcсмысленен.
Начнем с приятного.
Какие прямые финансовые выгоды от автоматизации лаборатории (LIMS)?
LIMS напрямую не может повысить доходы, если вы производственная лаборатория. Помним, что на производстве лаборатория — это затратная статья. В производственной лаборатории автоматизация способна только снизить затраты на персонал. Снижение идет за счет того, что часть работ или этапов работ начинают выполняться LIMS самостоятельно, без участия человека. Персонал высвобождается для других задач, производительность возрастает, меньшее количество сотрудников может выполнять тот же объем работ, который выполнялся ранее бОльшим количеством.
Перечень затрат на персонал:
- заработная плата + налоги на работников;
- заработная плата за оплачиваемые отпуска и государственные выходные;
- повышенная оплата труда на переработки одних сотрудников в периоды отпусков и больничных других сотрудников;
- затраты на администрирование (менеджмент, разрешения, площадь недвижимости, другое);
- оплачиваемые периоды первичного обучений и стажировок, ошибок и переделок;
- материальное снабжение работника для его работы (мебель, канцелярия, техника, спецодежда, другое).
Определенный процент от вышеприведенных затрат может сократиться, что и будет тем вкладом, который будет определять экономическую целесообразность.
Но если ваша лаборатория аутсорсинговая — внедрение LIMS может дополнительно к вышеописанному, повысить скорость выполнения работ, т.е. условную “пропускную способность” лаборатории, а значит без расширения штата сотрудников, площадей и приборного парка увеличить доходы, обязательства по которым лаборатория может исполнять в единицу времени.
Какие затраты на автоматизацию лаборатории?
Про это обычно не распространяются. Перечислим очевидные и неочевидные затраты, с которыми вам скорее всего придется столкнуться.
Достаточно очевидные:
- стоимость непосредственного LIMS (лицензии, работы/услуги интеграторов);
- приобретение новых ПК, серверов, планшетов, сканеров штрих-кодов, принтеров стикеров.
Неочевидные:
- найм или обучение квалифицированного персонала, который в той либо иной степени будет отвечать и контролировать LIMS. Это вообще не обязательно системные администраторы или программисты, но должно быть какое-то лицо, которое понимает, что здесь происходит и может взаимодействовать с интеграторами, доносить до них задачи лаборатории и контролировать результаты. Далеко не всегда с этим справится начальник лаборатории.
- обновления, доработки, покупка расширений и новых лицензий, подписки (в зависимости от модели распространения LIMS) — вполне может оказаться, что капитальные затраты на автоматизацию будут единоразовые, но может быть и иначе.
- внедрение системного администрирования (своими силами или через подрядные организации). У вас появится большое количество инфраструктуры (сети, сервера, принтеры и сканеры чеков, драйвера для считывания с приборов и иное), от чего теперь напрямую зависит непрерывность работы лаборатории. Теперь всем этим придется очень внимательно управлять и быстро реагировать.
- новые регуляторные обязательства. Если вы исполняете требования тех либо иных стандартов (ISO/IEC 17025 или GMP), то у вас обязательно с появлением сложных компьютеризированных систем появятся много обязательств по обеспечению целостности данных, прослеживаемости действий, управлению доступами и другим. Должны проводиться валидации обновлений и изменений. Этим надо заниматься и под это должен быть либо свой персонал, либо подрядчики. Если вы тот счастливчик, чья лаборатория не подчиняется никаким стандартам, кроме воли директора — тогда для вас этот пункт не актуален.
- заморозка вложений. Обычно проекты по внедрению LIMS длятся от полугода. В этот период вы не получите никаких выгод затрат на проект автоматизации, а даже появится больше затрат, т.к. в переходный период будут одновременной функционировать старая (бумажная) и новая (автоматизированная) системы.
КОНКРЕТНО за счет чего идет экономия во времени персонала?
В перечне экономических выгод мы очень красиво описали какие затраты частично сокращаются от автоматизации, но ушли от ответа за счет чего? Ведь LIMS не будет мыть посуду или взвешивать реактивы? Значит сокращение затрат избирательное.
LIMS забирает на себя часть работы за счет:
- автоматическое заполнение и оформление записей — человек заполняет только новую информацию, а все остальное, что уже есть в системе, должно хорошим LIMS заполниться автоматически по паре кликов;
- автоматическое выполнение расчетов — здесь все понятно, человек вносит первичные наблюдения, а LIMS сам ведет связанные расчеты.
- автоматический перенос показаний приборов в систему — если это позволяют приборы и поддерживает LIMS, то с пользователя можно снять также и эти действия.
- автоматический учет, слежение за остатками, сроками годности, сроками действия документов — хороший LIMS должен максимально снимать эти задачи с людей, требуя от них действий только в контрольных моментах.
Что LIMS НЕ может как правило автоматизировать (опустим медицинские клинические лаборатории, там другой особый случай):
- разработку регламентирующей документации (СОПы, руководства, инструкции);
- выполнение испытаний руками или приборами;
- выполнения процессов лабораторий руками (мытье посуды, приготовление растворов и сред, автоклавирование, обслуживание оборудования и др.);
- межлабораторные сличения, валидацию и верификацию методик.
Расчет идеальной экономической целесообразности внедрения LIMS
Возьмем входные данные на день написания статьи, вместо которых вы при желании можете подставить более актуальные:
- средняя ЗП работника лаборатории, работающего руками (“на руки”): 2500 BYN;
- количество работников, на чьем труде скажется внедрение LIMS: 10 человек;
- полная стоимость внедрения LIMS с лицензиями, работами, оборудованием: возьмем условные 20 тыс USD без НДС или 60 000 BYN по 100 % предоплате;
- несуществующая не реальная годовая инфляция + все надбавки за НЕиспользование заложенных денег: 15 %/годовых.
- 8 часовая смена, 1 смена, работа 5/2
- срок внедрения проекта (периода 0% эффективности от LIMS) — 6 мес.
- индексирование зарплат раз в год на 7 %.
Затраты в месяц на персонал лаборатории с учетом некоторых затрат, которые с ним связаны:
2500 BYN * 100%/(100% — 13 % подоходный налог) * 1,35 % ФСЗН * 12/(12 — 1 месяц отпусков и выходных) * 10 человек * 1,2 оптимистичный коэф. иных затрат = 50 тыс BYN/месяц
Для оценки экономии времени, мы используем гипотезу, что LIMS “забирает» у сотрудника большую часть времени в течении дня, которое он тратит на заполнение различных бумаг. Мы условно считаем, что в аккредитованной лаборатории (или фарм лаборатории с GMP) на это уходит 2 часа из 8 часов рабочих.
Итого мы имеем месячную экономию на снижении затратной части:
50 000 BYN * 2 часа / 8 часов = 12 500 BYN/мес (= полным затратам на двух сотрудников)
Предположим, что в лаборатории (или всей организации) получилось высвободить время существующих сотрудников (инженеров по качеству, по стандартизации или начальника или зам начальника лаборатории), которые взяли на себя менеджерские функции по системе и по регуляторике. То есть прямых затрат на них не добавилось.
Построив накопительные график затрат и график экономии по их пересечению найдем период окупаемости для указанных условий:
То есть видим, что в идеальных условиях экономический эффект будет заметен (наступит точка окупаемости) уже через полгода после внедрения LIMS или год после оплаты. Понятно, что данный график слишком идеализирован, он предполагает, что эффект от автоматизации в полной мере начинает действовать с первого дня после окончания внедрения, но как минимум он позволяет понять масштаб вопроса.
Теперь сделаем аналогичный график, но в расчете на лабораторию из 5 человек, на эффективности труда которых скажется внедрение автоматизации, но с теми же капитальными вложениями (пропустим расчеты, будем считать, что вы нам верите):
Ожидаемо график стал более пологим, но все равно показывает достаточно позитивные результаты.
В современном мире в нашем регионе обычно целесообразным считаются затраты, которые окупаются за 2-3 года.
Случаи, когда экономической эффективности не будет
Лаборатория занимается не рутинными испытаниями
Условие внедрение LIMS и, в принципе, автоматизации — продолжительное время повторяющиеся однотипные процессы. Если лаборатория занимается исследования или разработками, то есть проектной деятельностью, а не процессной, то эффект от попыток ее автоматизировать будет минимален.
«9 беременных женщин»
Если одна женщина рожает ребенка за 9 месяцев, то может ли 9 беременных женщин родить одного ребенка за 1 месяц?
Если у вас допустим так построено производство, что ежедневно в лабораторию поступает например 1 проба на 5 испытаний, каждое из которых делается по одному человеку за 8 часов (без автоматизации), то автоматизировав деятельность, эти пять испытаний будут делаться параллельно теперь за 6 часов, но т.к. производство выпускает только одну партию продукции в день, то в оставшиеся 2 часа больше проб не будет и лаборатория просто будет простаивать, т.к. загрузка непоследовательная, а повышение эффективности недостаточное, чтобы например те же 5 испытаний теперь делались 3 сотрудниками, а не пятью.
Тонкое место не в лаборатории
Если тонкое место в аутсорсинговой лаборатории не в скорости испытаний, а, например, в эффективности отдела продаж генерировать новые договора или в ограниченности емкости рынка услуг, то высвобожденные ресурсы лаборатории останутся незадействованными и автоматизация, цель которой была повысить пропускную способность лаборатории — будет цель ради цели без реального экономического эффекта.
Наценка зависит от себестоимости
Если вы по каким-то причинам руководствуетесь не рыночными методами ценообразования, а цена у вас формируется через фиксированную процентную надбавку над себестоимостью, то экономическая эффективность для вас — ваш главный враг. 10 % надбавка над себестоимостью в 1000 рублей более выгодна в абсолютных деньгах, чем те же 10 % над низкой себестоимостью в 100 рублей. Вряд ли вы будете заинтересованы снижать затраты в затратной части вашей компании.
Что делать, если экономическая эффективность предположительно наблюдается? Конечно, связываться с нами для обсуждения внедрения нашего R-LIMS >>
